El éxito de una implementación ERP no depende solo del software [Caso de estudio]

El Licenciado Raymundo Acosta, Director de la empresa Acosta Deportes se encontraba buscando una herramienta de gestión que le permitiera generar los reportes financieros que necesitaba para visualizar cual era su porcentaje de ventas y determinar la proporción correspondiente a cada vendedor, equipo de ventas, articulo, etc. Necesitaba además, generar nuevas estrategias comerciales que les permitieran llegar a nuevos mercados y ofrecer a sus clientes un servicio de mayor calidad.

El reto

Durante 6 años la empresa Acosta Deportes había utilizado un sistema ERP desarrollado a la media de sus necesidades. Era una plataforma muy completa que daba solución a todos sus requerimientos. Con el paso del tiempo y con forme la empresa fue creciendo las funcionalidades de su sistema ERP iban siendo cada vez más limitadas y era necesario implementar parches que hacían muy complicado el funcionamiento de la plataforma o esperar nuevas actualizaciones que tardaban mucho tiempo en estar listas.

En cuanto a la generación de reportes el Licenciado Raymundo tenia que exportar toda al información a hojas de calculo de Excel para poder clasificar su información lo que hacía muy tardado y lento el proceso por el gran volumen de artículos que manejan y requería una gran cantidad de horas para ordenar y poder visualizar los resultados de sus actividades de compra y venta semanales.

Ante estos inconvenientes se optó por buscar otro sistema ERP que le permitiera gestionar sus actividades comerciales desde una misma plataforma y sobre todo disponer de los reportes necesarios para la toma de decisiones gerenciales de forma rápida y en el momento en que la necesiten.

Después de evaluar varias soluciones se tomo la decisión de implementar el sistema de gestión de recursos empresariales llamado Odoo y empezó a trabajar con un grupo de desarrolladores para su instalación y configuración. El equipo de desarrolladores realizó la instalación del sistema, sin embargo, al no tener conocimiento contable no pudo apoyar en la configuración de la contabilidad del sistema además de que no contaban con los módulos de la localización mexicana para que la empresa cumpliera con los requerimientos que solicita la Ley Fiscal Mexicana.

Implementar con éxito un sistema ERP depende de la consultoría empresarial

El Licenciado Raymundo contacto a OpenPyme buscando los módulos para la Localización Mexicana y solicitar su apoyo para la configuración de los módulos de contabilidad del sistema.

OpenPyme es una empresa de consultoría que ha ido adaptando el sistema ERP a las necesidades particulares de las pymes mexicanas. Adicionalmente tienen claro que el éxito de la implementación de este tipo de plataformas debe de partir sobre la base de conocer cuales son las necesidades particulares de la organización y enfocar la solución para que sea una herramienta para el cumplimiento de los objetivos y la visión que el director y gerencia tengan sobre la empresa y su crecimiento.

Con esta visión, la empresa Acosta Deportes decidió trabajar con OpenPyme y migrando al sistema ERP que manejaban e iniciando con el proceso de implementación, configuración, capacitación y soporte.

El plan de trabajo presentado por OpenPyme en la reunión de lanzamiento permito que, a pesar de la distancia y de que la implementación se llevo a cabo de forma de forma remota no fuera un impedimento para llevar a de forma fluida y a buen termino el proyecto ya que desde el inicio se delimitaron los objetivos, asignación de tareas, tiempos de entrega, y los canales de comunicación a disposición de Acosta Deportes.

Los canales de comunicación permitieron que en todo momento de atendiera a las necesidades de la organización y se diera respuesta oportuna a todas sus consultas, ya sea que fueran respondidas en el momento o que se necesitara un tiempo para su consulta, fuera necesaria una reunión o llamada telefónica. En ningún momento se sintieron abandonados.

La consultoría empresarial ofrecida por OpenPyme les permitió entender la lógica del funcionamiento del sistema ERP, como se interaccionan las diferentes áreas de una organización y como aplicarla para dar respuesta sus necesidades particulares de forma que se convirtiera verdaderamente en una herramienta empresarial.

Entender esta metodología y flujo de trabajo les ha permitido aplicarla para el logro de sus objetivos, partiendo desde la asignación de permisos y procesos de autorización para optimizar sus actividades, y tener una trazabilidad que les permita ir mejorando sus procesos.

Actualmente ya pueden contar con información actualizada y real de forma ordenada y ágil que para generar e implementar estrategias comerciales basadas en los indicadores reales y actualizados sobre sus actividades como los artículos más vendidos, las estrategias de venta más efectivas, el seguimiento a vendedores.,movimiento de inventario, entre otros.

Que hay después de la implementación…

Actualmente OpenPyme le proporciona a la empresa Acosta Deportes un servicio de soporte y mantenimiento.

La comunicación es un punto importante al que se le sigue haciendo hincapié teniendo a su disposición un consultor especializado que les ayuda a aclarar cualquier duda que pueda haber sobre el funcionamiento de la plataforma.

La cercanía que siempre hubo es el resultado de una buena comunicación y el seguimiento que siempre tuvo OpenPyme sobre todas las consultas y necesidades de la empresa Acosta Deportes y que ha sido la base para que la plataforma ERP implementado les diera verdaderos resultados ya que OpenPyme tiene claro que un software empresarial es únicamente el 5% de la solución, y que le corresponde al restante 95% la configuración, clasificación, adecuación, personalización y alineación para que se cumplan los objetivos que cada empresa persigue y que les permita de toda la información vaciada en el sistema obtener los valores que de forma particular les interesa.

Acerca de Acosta Deportes

Acosta Deportes es una empresa especializada en la comercialización de artículos deportivos ubicados en el centro histórico de la cuidad de México.

Ofrecen una gran variedad de zapatos y tenis, uniformes, pelotas, fajas, silbatos, aparatos de entrenamiento, maletas y mochilas de marcas reconocidas; hasta artículos especializados en una gran variedad de disciplinas deportivas como: fútbol, basquetbol, boxeo, tenis, natación, pesas, fútbol americano, voleibol, gimnasia, acondicionamiento físico, etc.

Además ofrecen accesorios de medicina deportiva y cuidado al deporte para garantizar la salud de la persona.

La cita

"Creo que OpenPyme es un grupo de gente que esta haciendo las cosas muy bien, que se siguen actualizando y proponiendo cosas nuevas. Que cuando hay un reto no dicen que no, son claros en decir si es posible abordarlo en ese momento, si hay alguna otra alternativa, se necesita algún desarrollo, cual sería su alcance, etc. Al final yo creo que eso es muy importante cuando te asocias con alguna empresa, que la sinergia te ayude a cumplir tus objetivos y lograr el cumplimiento de metas; que sea justamente un facilitador de soluciones y eso creo que OpenPyme lo cumple bien."

like0