Gestión de almacenes y MRP: un proyecto de crecimiento pyme

¿Cual sería el panorama de una pequeña y mediana empresa si, realizando un pequeño cambio de ubicación, pudiera impactar de forma positiva en el resto de sus operaciones y afianzar el crecimiento de la organización? ¿Si, a través de este cambio, se pudieran mejorar las métricas en el servicio al cliente, eficiencia en la productividad y flujo de efectivo … por mencionar algunas zonas de crecimiento?.

El almacén es el área donde se guarda la materia prima que es la base de las operaciones de la pequeña y mediana empresa. A primera vista su control parece algo muy sencillo; se trata únicamente de ir poniendo los materiales, productos, etc. en un espacio físico determinado o estantes hasta que, ya sea que el cliente los solicite o se preparen para ser usados para fabricación o distribuidos.

Aunque a primera vista el proceso parece como algo sencillo, si se analiza con más detalle es posible darse cuenta de que si no se tiene una buena estructura, organización y detalle el almacén puede convertirse en uno de los problemas más importantes para la pequeña y mediana empresa (pyme).

Cuando se trata de ofrecer al cliente un servicio de calidad o de realizar de forma eficiente la cadena de producción que tenga la empresa un almacén de materiales puede convertirse en un gran enemigo, ya que la búsqueda de artículos puede tomar una gran cantidad de tiempo; incluso puede ser que no se tenga conocimiento del inventario y bienes guardados en el almacén que lleve a tomar decisiones de compra y producción erróneas o deficientes. Incluso puede que el personal este realizando actividades repetidas y empleando su tiempo de forma ineficiente.

Una adecuada gestión de almacenes permitirá realizar el cambio que le permita a la pequeña y mediana empresa asegurar su posición en el mercado y poder pasar, de apagar fuegos a plantearse estrategias y objetivos de crecimiento a largo plazo.

Hablando de una pequeña empresa una opción es la de realizar el trabajo de gestión de almacenes de forma manual. Sin embargo, a medida que la pequeña y mediana empresa crece esta labor manual puede convertirse en un gran obstáculo para la eficiencia de las actividades al interior de el almacén, las horas empleadas en estas operaciones pueden representar una cantidad excesiva de mano de obra que en algunas ocasiones no tiene más propósito que realizar trabajo administrativo descuidando la verdadera misión del área.

Desconocer cual es la cantidad de productos que hay en el almacén afecta no solo a los trabajadores; influye también en el flujo de efectivo de la organización ya que puede ser que haya productos que se queden sin existencias en el momento en el que el cliente los solicita o a la mitad de un ciclo productivo lo que puede inducir a comprar al precio al que el vendedor quiera darlo, por ejemplo; o decidir al consumidor a comprar en otro lado. Además, tener materiales que llevan mucho tiempo en stock representa un capital parado que podría emplearse en otros artículos más urgentes o en estrategias de desarrollo para la pequeña y mediana empresa.

Un exceso de inventario puede , incluso, afectar el espacio disponible. En el almacén el espacio físico es de gran importancia y lo más recomendable es maximizar el beneficio de cada lugar disponible y tener disponible de manera organizada y estructurada todos los materiales para que el personal no desperdicie tiempo tratando de localizarlos.

Si se trata de una empresa de manufactura la parte que representa mayores ingresos a la organización es sin ninguna duda la linea de producción, por lo que es a esta a la que se le van a destinar los mayores recursos y espacios, y hablando de el almacén se deben aprovechar y sacar el mayor provecho sin que eso represente que en algún momento que se detenga el ciclo de trabajo.

Un sistema de gestión de almacenes o MRP, es una herramienta grandemente difundida entre la pequeña y mediana empresa para hacer más efectivos sus procesos de gestión. Una organización que tenga algunos de estos problemas dentro de sus actividades y cuente con una plataforma MRP es, en realidad un reflejo del funcionamiento deficiente producto de una mala configuración de su sistema de gestión.

El sistema MRP debe poner a disposición de todo aquel que lo necesita la información actualizada para realizar sus actividades. Una herramienta tecnológica correctamente configurada y ajustada a las exigencias propias de la pyme, informando en tiempo real sobre los niveles de inventario, localización de cada uno de los materiales en el almacén, etc. En una palabra debe asegurar un manejo transparente y preciso de los niveles de inventario.

Si tiene alguno de estos problemas con su sistema MRP o ERP pregúntenos como puede optimizar sus sistemas tecnológicos para que sea una herramienta de gestión que le permita enfocar sus recursos y fuerza de trabajo en el crecimiento y desarrollo de la organización.

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