La contabilidad de costos y su importancia para las Pymes

La contabilidad es la disciplina que se encarga de cuantificar, medir y analizar las operaciones con el fin de aportar información de utilidad para el proceso de toma de decisiones económicas estudiando el patrimonio y presentando resultados a través de los estados financieros de una organización.

La administración y gestión de una empresa incluye conocer cuales son las actividades económicas y financieras de la organización para de esta forma eliminar cualquier gasto innecesario o que represente perdidas de capital de forma que se pueda concentrar los esfuerzos en hacer crecer la organización.

De esta forma la contabilidad no se enfoca únicamente en presentar el resultado de las actividades económicas a la autoridad para cumplir con las obligaciones fiscales realizando el pago de impuestos correspondientes ante la Secretaría de Hacienda. Si no que va más allá, ayudando a examinar las finanzas de las pequeñas y medianas empresas (pymes); y a partir de esta información poder tomar decisiones estratégicas para aumentar la rentabilidad de la empresa.

La contabilidad de costos es un termino que empezó a utilizarse desde el siglo pasado y se refiere al proceso de recolección, registro, clasificación, análisis y evaluación de los factores que influyen en el precio que tiene para una organización generar un determinado producto o servicio; todo esto con el fin de proporcionar bases que sustenten las operaciones de una pyme y su planeación a futuro.

La contabilidad de costos, afecta no únicamente a las empresas de manufactura, permitiéndoles conocer los gastos directos e indirectos que intervienen en sus procesos como son la mano de obra, materiales y costos generales de fabricación, tales como electricidad, maquinaría, gastos administrativos, impuestos, etc. También es importante para las empresa prestadoras de servicios de forma que puedan conocer el costo de mano de obra y materiales implicados en la realización de una determinada tarea y que a fin de cuentas es donde se encuentra su activo.

Todos los tipos de negocios; ya sean servicio, fabricación o comercio, requieren contabilidad de costos para el seguimiento de sus actividades y se utiliza como una importante herramienta de administración empresarial. La moderna contabilidad de costos se originó durante la revolución industrial, cuando la complejidad de las empresas a gran escala llevó al desarrollo de sistemas de registro y seguimiento de costos para la tomar decisiones.

Una contabilidad de costos correctamente aplicada permite desarrollarse en tiempos prósperos y construir pymes más rentables frente a los competidores y poder así proyectar acciones futuras previniendo las fluctuaciones en el mercado.

De esta forma involucra la clasificación, acumulación, asignación y control de los gastos generados en la fabricación de los artículos que se ofrecen a los clientes de forma que se determinen los valores generados, entender su comportamiento en diversas condiciones y asignar a cada bien un valor que permita aumentar las utilidades al tiempo que se planifica, programa y toma de decisiones estratégicas para el futuro.

En palabras de Peter Drucker: “Si no puedes medirlo, no puedes mejorarlo”; por lo que para hablar de una adecuada gestión de la contabilidad de costos es importante tener en cuenta los siguientes factores que aseguren todos estos beneficios:

  1. Costo de material. Constituye un importante valor en el costo total de un producto. Cuando se tienen un gran inventario y la materia prima presente no se renueva constantemente significa que una gran parte de ese inventario es un peso muerto que impide el flujo de efectivo por el capital invertido que se encuentra parado en los almacenes; es importante asegurar que se cuenta con los materiales necesarios y suficientes para que los activos no de queden inactivos.
  2. Mano de obra. Conocer el costo que implican los empleados y que tan productivos son ayuda a tener una expectativa sobre el tiempo que tardarán en fabricar determinado bien y el precio que este proceso va a significar para la empresa.
  3. Gastos generales. Son todos aquellos gastos que no intervienen en la fabricación del producto o en proporcionar el servicio deseado pero que representan una inversión para poder llevar a cabo esa actividad con son las instalaciones, maquinaria, departamento de ventas y/o marketing, servicios de agua y luz, etc.
  4. Eficiencia. Generar el máximo de producción con el mínimo de recursos garantiza el uso adecuado de la inversión de una pyme.
  5. Presupuesto. Las estimaciones de producción elaboradas al inicio de un ciclo de trabajo permite determinar si el rendimiento esta alcanzando el punto esperado o en caso contrario hacer el seguimiento para conocer las circunstancias que han impedido llegar a los objetivos planteados y corregir la situación antes de que sea demasiado tarde.
  6. El precio. Los valores a la venta deben ser remunerativos y estar por encima de los costos de producción de forma que la pyme incremente sus activos.
  7. Temporada baja. Permite identificar cuales son las temporadas donde las ventas disminuyen de roma que los gastos generales también se reduzcan enviando de esta forma las perdidas.

Cuando se administra una empresa y no se cuenta con el estado de resultados que permita determinar si crecen las utilidades debido a que el costo de los productos o servicios permite obtener una ganancia en relación al precio de venta, hacer planificaciones con respecto a la demanda y el capital monetario disponible; es como dar un salto en la obscuridad ya que no se tiene idea si las acciones realizadas van a ayudar o no a que la organización permanezca en el mercado.

Es importante contar con las herramientas necesarias que permitan conocer estos reportes y resultados para asegurar el crecimiento de la pyme. Actualmente existen un gran número de herramientas que hacen esto posible como es el caso de los Sistemas de Planificación Empresarial (ERP).

En OpenPyme manejamos un sistema que permite obtener estos reportes al tiempo que proporciona las facilidades para tener el tiempo y las herramientas necesarias para poner en marcha las decisiones estratégicas planteadas y evaluar sus resultados. Si quieres más información mándanos un correo o aquí puedes conocer los beneficios que han obtenido algunos de nuestros clientes.

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