La realidad de las pymes y las Tecnologías de la Información

Este fin de semana estuve revisando el porcentaje de pequeñas y medianas empresa (pymes) en México y me sorprendió encontrar que de las más de 4.2 millones de unidades económicas que existen en el país el 99.8% corresponden a pymes. Estas cifras representan el 53% del Producto Interno Bruto (PIB) nacional y representan una fuente del 72% para la generación de empleo, esto según lo expresado por la empresa Zoho Corp.

A pesar de estas alentadoras cifras en favor de las pymes de las más de 4 millones que nacen cada año solo una de cada diez, es decir el 82.5% no sobreviven los dos primeros años de funcionamiento debido a la falta de rentabilidad.

La razón de estas alarmantes cifras en torno a las pequeñas y medianas empresas va de la mano con las herramientas en las que se apoyan para asegurar su competitividad. Un ejemplo es el hecho de que una gran cantidad de pymes no cuenta con un control financiero que les permita determinar cual es el flujo de efectivo disponible mensualmente, cual es el volumen de ventas por producto, el número de facturas pagas al final del mes y a cuenta asciende el monto de las cuentas por cobrar, entre otros.

Todo esto la afecta de forma importante ya que actualmente con la globalización del mercado no se enfrentan únicamente a las grandes empresas nacionales, sino que lo hacen de igual forma con todas las grandes transnacionales y empresas extranjeras.

De esta forma si no cuentan con los medios suficientes para poder mejorar su productividad, asegurar las ventas difícilmente van a poder competir de manera adecuada. Las grandes empresas pueden sobrevivir a dos o tres años de disminución de las ventas; una pyme es imposible que salte esta barrera.

Según la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), la productividad de las grandes empresas es 6.3 veces mayor a la de las microempresas, 2.9 más que las pequeñas y 1.7 mejor en relación a las medianas empresas. La razón de esta importante ventaja es la adopción de las Tecnologías de la Información por parte de las grandes empresas.

Según reportó la empresa Zoho Corp solo el 6% de las pequeñas y medianas empresas utilizan herramientas de las Tecnologías de la información en México.

Este número pone a las pymes en importante desventaja en relación con los grandes corporativos y en cierta forma explica gran parte de la razón de porque no sobreviven más allá del primer año de funcionamiento.

Una de las plataformas más importantes de Tecnologías de la Información para les empresas y que les permite integrar la información y tenerla disponible en el momento que la requieran, además de la generación de reportes y análisis de los datos son los sistemas de gestión ERP. Las opciones que hay en el mercado a disposición de las pequeñas y medianas empresas varían desde software propietario que tiene un costo algo elevado y opciones de código abierto que evitan el pago de licencias. Otro tema de gran importancia es la Nube , que permite hospedar sistemas al tiempo que se comparte el costo de infraestructura, operación y mantenimiento del servidor lo que ayudad a reducir costos y maneja esquemas de renta mensual o anual y alojar diferentes herramientas como puede ser un sistema ERP, la pagina web, el blog, correo electrónico o almacenamiento de archivos.

La seguridad de la información de clientes, proveedores, facturas, etc. es uno de los temas de gran importancia dentro de las empresas; sin embargo, solamente el 50% de las pymes cuentan con algún mecanismo para proteger sus datos. Al día de hoy todavía existe una gran parte de la población que piensa que los blancos de ataques cibernéticos son los grandes corporativos, pero este es un problema real al que hay que darte importancia.

Al final de cuentas con las Tecnologías de la Información las que ayudan a las pymes a ser más productivas y eficientes, sin embargo, no cualquier sistema ERP va a ser el adecuado para ellas. Es importante que tengan en cuenta que se adapte a sus necesidades y les ofrezca las funcionalidades especificas a sus requisitos particulares, una plataforma que le ofrezca demasiadas características va a llevar a la pyme a perderse en su uso y no va a lograr el beneficio que esta buscando.

EL ERP adecuado debe ser intuitivo y fácil de utilizar de forma que los usuarios pueden en poco tiempo asimilar su uso y sacarle el mayor provecho.

Otro aspecto de gran importancia es que sea un sistema que vaya a acompañar a la pequeña y mediana empresa durante mucho tiempo, que se adapte cuando sus necesidades cambien y que crezca con forme la pyme lo va haciendo.

No existe cura milagrosa para evitar que una pyme desaparezca, sin embargo, estas son estrategias que pueden implementar y que les ayudarán a alcanzar un equilibrio de forma más rápida, aumentar el volumen de ventas y productividad; y en resumen, convertirse en organizaciones competitivas.

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