Generalmente todas las empresas cuentan con una manera muy singular y personal de llevar el registro de sus ingresos, pero casualmente, pocas son las que puede tomar “Decisiones Correctas” a través de la información registrada, pero, ¿por qué pasa esto? ¿Cuál es el problema?, ¿qué se puede mejorar?
Actualmente existen varios sistemas electrónicos que a través de la carga de datos permiten a las empresas poder tener en una determinada ubicación, la concentración total de toda su información. Cabe mencionar que a pesar de la existencia de estos sistemas, una cantidad alta de empresas aún sigue llevando registros a mano e incluso sobre hojas de cálculo en su computadora. Este tipo de práctica no es mala, pero cuando se trata de buscar expresar los números en toma de decisiones es poco probable tener una decisión acertada.
En su mayoría los sistemas que algunas empresas ofrecen sí bien tienen la capacidad de gestionar ventas y compras, mantener la relación de almacenes ligado a ventas y compras o incluso la generación de reportes a la medida, es algo de lo que sin duda alguna carecen.
Un punto importante de mencionar es la carga errónea de información y la manipulación por terceros, estos factores son cruciales ya que por la simple alteración de datos, la información puede sufrir grandes cambios generando errores que pudieran ser trascendentales a graves problemas en toda la operación de la empresa.
Pero ¿cómo un ERP puede ayudar al manejo de Ingresos de una empresa?, todo se basa en la “conexión de departamentos”, los sistemas ERP cuentan con Módulos los cuales son asociados a departamentos de la empresa y a través de los cuales según el tipo de departamento será el modulo que este se encuentre ejecutando.
La mecánica del ERP radica en un flujo de proceso lineal lo cual explica que para poder llegar a un punto “D” se debe haber pasado por los puntos “A”, “B” y “C”.
Como ejemplo tenemos un proceso de venta para día 10 del mes en curso en donde a un cliente se le venden 10 cajas de aceite con un valor total de $2,000.00, el cliente tiene crédito con la empresa para pagar en un plazo de 30 días, pero el Director General de manera recurrente necesita reportes de ingresos por los días 15.
El proceso a través de un ERP puede ser de la siguiente manera:
- El día 10 del mes en curso el equipo de ventas después de haber enviado la cotización desde el ERP y tener la aprobación del cliente, genera un pedido de ventas en el ERP el cual involucrara Almacén y Contabilidad para efectos de continuar el proceso.
- Se recibe una nota de remisión en Almacén a través del ERP para que ellos validen la existencia del producto, así podrán preparar el pedido y hacer el envío del mismo. Se generan a través del ERP las órdenes remisión de salida por la cantidad de productos.
Pudiera ser el caso de que el producto no se tuviera en existencia, aquí podríamos hablar de una requisición de compras lo cual conlleva otro proceso de igual manera en el ERP.
- Se genera la factura en el ERP y se envía al cliente, se le indica que tiene un plazo máximo de 30 días para realizar el pago. La factura se mantiene como abierta y todo se tiene ligado desde la cotización, pedido de venta, ordenes de salida y factura.
- Al día 15 del mes en curso el Director General entra al ERP para generar sus reportes y saber el estado de sus ingresos, por lo que la venta que se realizó el día 10 se vería reflejado de la siguiente manera:
Venta de 10 cajas de aceite.
Salidas de almacén por 10 cajas de aceite.
Cuentas pendientes por cobrar $20,000.00 con fecha 10 del próximo mes.
Con este ejemplo se busca mostrar que al integrar el trabajo de todas los departamentos sobre un ERP, este permita que el proceso interno sea lo más transparente posible y que los datos que se van ingresando tengan un filtro de validación como lo es al pasar por su departamento correspondiente. Así mismo los ingresos se podrán ver interpretados desde el momento en que se asocia al cliente al pedido de venta ya confirmado; el sistema puede mantener un histórico de los diferentes tipos de ingresos que se tendrán y se podrá expresar de acuerdo al tipo de reporte que se necesite. Por lo que no sera necesario tener que esperar a que el cliente nos pague, nosotros podemos comenzar a realizar pronósticos e incluso tomar decisiones en función de los ingresos que tenemos programados.
En OpenPyme creemos firmemente que tener la “Información Correcta” es la base del éxito, por lo que nos apasiona ayudar a nuestros clientes mostrándoles las diferentes formas de sacar el mejor provecho de su ERP OpenPyme.
