EL DESAFÍO
NS Global Trade Inc había invertido mucho tiempo buscado una herramienta que les permitiera gestionar de manera efectiva las actividades contables de la empresa. Empezaron trabajando con QuickBooks, debido a las actividades comerciales que mantenían en Estados Unidos. Pero pronto se dieron cuenta de que las limitaciones de la aplicación les impedían hacer frente a las cambiantes condiciones del mercado. Buscando alternativas conocieron la versión 7 de OpenERP, ahora Odoo, lo instalaron, y lo empezaron a utilizar el software a cappella, sin ayuda y configurando solamente las opciones básicas del sistema.
El primer reto surgió cuando tuvieron que empezar a realizar la emisión de facturas electrónicas para soportar sus ventas en México por lo que decidieron contratar los servicios de un consultor externo que les ayudara a instalar y configurar los módulos de la Localización Mexicana y contabilidad electrónica.
Por las mismas fechas se dieron cuenta de que también habían surgido algunos errores en la información contable y financiera, como el hecho de que al cancelar una factura no siempre se borraba la póliza correspondiente, o de que había facturas que no se cerraban a pesar de haberse cubierto el pago completo.
Ante este panorama decidieron continuar trabajando con el consultor que les había instalado la facturación electrónica y que comenzó a desarrollar e instalar nuevos módulos que trataban de solucionar estos problemas. Empezó así a generarse un círculo vicioso en el que el consultor solicitaba constantemente más recursos sin ofrecer una solución real a los problemas del sistema.
Empezaron a tener problemas no solo en la gestión contable de la empresa, sino que la poca confiabilidad información afectó seriamente su proceso de toma de decisiones y fijación de objetivos lo que les ocasionó situaciones complicadas con algunos clientes.
Finalmente, con la entrada en vigor de las nuevas disposiciones fiscales que los obligan a llevar los registros contables por medios electrónicos y presentar de forma mensual esta información ante la autoridad competente (contabilidad electrónica) se vieron en la necesidad de buscar otras soluciones que ofrecieran una respuesta real a sus problemas.