Cuando una empresa sufre de desvío de fondos y otros malos manejos el último en enterarse siempre es el dueño.
Y si el fraude está auspiciado por el Director General, o algún otro miembro del equipo directivo, pueden pasar años antes de que aparezcan las primeras señales de alerta.
Con frecuencia cuando los dueños empiezan a sospechar que algo no funciona bien, es cuando buscan implementar o cambiar su sistema de planificación y gestión de recursos empresariales (ERP).
Sin embargo, no son las mejores condiciones para iniciar un proceso de transformación empresarial.
Porque los empleados involucrados en este tipo de prácticas van a buscar sabotear el proyecto de cualquier manera.
¡Es cuestión de supervivencia!
A lo largo de los años he ayudado a varias empresas que pasaban por esta difícil situación.
Por eso quiero compartirte las acciones clave que debes implementar para disminuir los robos dentro y fuera de tu compañía.
1. Olvidate de la detección y trabaja en la prevención. Las cámaras solo funcionan después de que el fraude se ha cometido. Por el contrario, conocer al personal y limitar el acceso a los activos de la empresa evita que se produzcan las pérdidas.
2. Desarrolla procesos de control interno y comunicalos a tus empleados, proveedores y visitantes, de esta manera todos sabrán que está permitido y que no.
3. Elimina la libertad de que cualquier empleado pueda autorizar un pedido o venta, de esta forma limitas la posibilidad de ocultar las operaciones mal intencionadas.
4. Separa las responsabilidades y evita que el manejo de la mercancía y otros activos sea ejecutado por personas que también lleven los registros contables y autorizan las operaciones.
5. Realiza auditorías externas que de forma imparcial te ayuden a detectar actividades maliciosas y amenazas.
6. Entrena a tu equipo en las herramientas y medidas más eficientes para eliminar la ocurrencia de acciones malintencionadas y promueve el cambio en su comportamiento estimulando su compromiso con la empresa.
Implementar un software ERP te ayuda a monitorear los procesos, crear reportes y dar seguimiento al cumplimiento de las políticas y documentos asociados con cada operación.
Pero ninguna herramienta tecnológica, por si sola, consigue controlar este tipo de malas prácticas.
Es un gran error y una pérdida de dinero adoptar soluciones sin entender el problema de conducta en el origen del problema.
Y si quieres que yo te ayude a implementar acciones que mitiguen efectivamente la ocurrencia de acciones delictivas en tu organización
