Cuando se trata de la implementación de un software de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) la adopción tiene un impacto directo en el retorno de inversión.
Si las personas no usan lo que se ha implementado, entonces no tiene sentido haberlo hecho y la implementación se convierte en una pérdida de tiempo, dinero y esfuerzo.
Pero la adopción va mucho más allá de solo capacitar a los usuarios en el uso de nueva la plataforma tecnológica.
Piénsalo... al implementar un nuevo software estás rompiendo la rutina diaria de las personas, y todos sabemos lo difícil que es cambiar los hábitos.
Cuando un empleado tiene interacción con la plataforma tecnológica, por ejemplo cuando inicia sesión, está haciendo uso del software. Pero el uso no siempre se refiere a un trabajo significativo.
La adopción se refiere a que tanto los colaboradores utilizan el software para facilitar su trabajo diario.
Por ejemplo, una empresa donde el primer día hábil de la semana el jefe de producción crea una orden de fabricación para registrar los consumos y cantidades de producto terminado que se generaron durante la semana anterior, está haciendo uso del sistema pero no lo ha adoptado.
Mismo caso, si el contador paga a los proveedores sin tener la certeza de que ha registrado la cuenta por pagar correspondiente porque ya lo hará más adelante, no ha adoptado el sistema.
Por el contrario, una empresa que le dio acceso al sistema a cada uno de sus trabajadores y lo usan para solicitar sus vacaciones y permisos a través de la plataforma. Y donde los gerentes y jefes de área revisan, y aprueban o rechazan cada solicitud del día anterior dentro de los primeros 30min de su turno. Esta empresa si adoptó la tecnología.
Ahora bien, para lograr esta adopción puede haber muchas barreras como:
- El usuario no es experto en el ERP y no conoce todo lo que es capaz de hacer.
- El softtware no cumple con las necesidades mínimas para ayudarle en su trabajo.
- Tiene poca disponibilidad de tiempo para llevar a cabo su entrenamiento.
- No hay una estrategia para la implementación o es demasiado disruptiva.
- No acepta el sistema porque requiere más tiempo para realizar sus tareas.
Entonces, ¿en qué parte del ciclo de vida de la implementación de un sistema ERP comienza la adopción de los usuarios y cuándo termina?
Contrariamente a la opinión popular, la adopción de los usuarios comienza mucho antes del despliegue o puesta en marcha. Y muchas veces termina semanas, incluso meses, después.
Para maximizar los beneficios de la implementación de un ERP y automatizar las tareas repetitivas debes:
- Involucrar los usuarios en el proceso de planificación de la adopción del ERP.
- Personalizar la experiencia de uso, especialmente los manuales de uso.
- Proporcionar capacitación y soporte continuos.
- Medir constantemente la adopción de las funciones del sistema.
- Promover una cultura de retroalimentación.
- Celebrar los logros de la adopción temprana y las mejoras en los procesos.
El uso y la adopción son una dualidad. Ambos son esenciales en el sentido de que ninguno solo puede conducir al éxito.
Si los gestionas bien, las probabilidades de éxito se dispararán.
Y si quieres que yo te ayude a que tus colaboradores utilicen el máximo potencial de tu sistema
