Es la pregunta incómoda que les hago a los directores y empresarios con los que hablo por primera vez.
La respuesta varía dependiendo de que tanta investigación han hecho, con cuantos proveedores han hablado, a cuántas ferias comerciales han asistido, cuantas propuestas de venta han recibido, o cuantas demos han visto.
Pero su respuesta rara vez se acerca a la realidad.
El costo total de un proyecto de software empresarial depende del tamaño y complejidad de la organización, los procesos que se van a sistematizar y los requisitos de integración con otros sistemas.
Y como no es un proceso que hagan de manera regular, hay muchas actividades que no consideran y, por consiguiente, se generan costos inesperados.
Por desgracia, los proveedores de software no te van a ayudar a realizar una estimación correcta.
Algunos solo buscan cotizar barato para cerrar la venta y otros no conocen realmente los costos asociados con una implementación exitosa.
Te van a cotizar las licencias de uso del software y unas cuantas horas de asesoría técnica. Estas horas no son suficientes para la mayoría de las empresas.
Así que para ayudarte a hacer un presupuesto más realista, te dejo una lista de puntos a considerar:
- No te enfoques en la tecnología. Pensar que el ERP funcionará porque compraste el software y asignaste un equipo te llevará a resultados decepcionantes. Debes ver el proyecto como una fusión o una adquisición donde requieres la participación de abogados, consultores, banqueros, peritos especializados, etc.
- Consigue el entrenamiento necesario. Si intentas hacer todo tú solo corres un gran riesgo de que los costos se salgan de control. Contratar un entrenador experto que conozca el camino y evite que te pierdas, terminará por pagarse solo.
- Necesitarás a tus colaboradores más brillantes. No olvides que el nuevo sistema ERP va a ser el corazón de tu empresa durante, mínimo, los siguientes 10 años, ¿no quieres que sea tan bueno como sea posible?
- Aprovecha para mejorar tus procesos. Implementar tecnología sin mejorar la forma en la que trabajas no te va a proporcionar ningún beneficio. No asumas que el software te dará la respuesta sobre como administrar tu negocio.
- Considera la gestión del cambio. Algunos empleados estarán ansiosos por aceptar el nuevo sistema, pero otros van a dudar en dejar de usar lo que les es familiar, ¿cómo vas a conseguir que todos quieran participar?
- Debes personalizar los materiales de entrenamiento para adaptarlos a los procesos comerciales específicos de tus empleados. El fabricante del ERP solo te van a enseñar como usar el software básico, sin tus personalizaciones.
- Limpia tus datos para eliminar toda la basura. De otra forma tus empleados se seguirán quejando por la falta de precisión. Establece procesos para evitar que la basura regrese.
Conocí a un empresario que me dijo que iba a implementar su sistema en unos cuantos meses y con un cierto presupuesto.
Tres años después perdió la paciencia y dijo que salieran con lo que había y que usaran hojas de cálculo para hacer el resto.
Y gastó 12 veces más, si, dije 12 veces más, de lo que había presupuestado.
Si quieres evitar que te pase lo mismo,
