Guillermo es contador y trabaja en una empresa de telecomunicaciones. Su responsabilidad es emitir las facturas de los clientes y conciliar la cobranza.
Su empresa trabaja con un ERP desde hace varios años y fue entrenado en el manejo del sistema por su antecesor.
Nuestra historia comienza cuando su empresa firmó contrato con el gobierno del estado para proveerles de servicios.
Cada mes Guillermo debería emitir una factura con 3 características especiales:
- Requería del uso de un impuesto de retención del cinco al millar
- Las cantidades y conceptos debían ser exactamente los pactados en el contrato
- Tenía que entregarse impresa y en mano a una hora específica el primer día de cada mes
Después de revisar los contratos y configurar los impuestos se dio cuenta de que las cantidades no cuadraban porque debido a los redondeos el total siempre quedaba 1 centavo arriba o 1 centavo abajo.
Había dos posibles soluciones:
- Agregar una línea de ajuste por redondeo para cuadrar las cantidades
- Cambiar la configuración del Impuesto al Valor Agregado para que estuviera incluido en el precio
La primera, no afectaba a otros clientes pero implicaba agregar un concepto no incluido en el contrato.
La segunda afectaba a todos los productos e implicaba modificar las suscripciones vigentes de todos sus clientes.
Al final optó por configurar el IVA como incluido en el precio para emitir la factura del gobierno del estado y quitar la configuración para emitir la factura del resto de sus clientes.
Todo pareció funcionar bien, pero el segundo mes no pudo timbrar los complementos de pago.
Solicitó ayuda con el equipo de soporte pero no pudieron encontrar la causa raíz del problema a tiempo de entregar la siguiente factura.
Al final la factura no fue aceptada y la empresa se quedó sin cobrar un total de 7 millones de pesos.
Guillermo aprendió por las malas que un ERP es un máquina de precisión.
Cada casilla de verificación, cada cambio en la configuración debe ser cuidadosamente estudiado para comprender el impacto que tiene en la operación y evitar consecuencias adversas.
Si buscas un método que evite que tu negocio resulte noqueado por una mala configuración de tu sistema
