Durante la implementación de un sistema de planificación y gestión de recursos empresariales la comunicación es algo que hay que tomar muy en serio, tanto puede ayudarnos a reducir los costos y aumentar las utilidades como poner a toda la empresa en peligro.
Déjame explicarte con una historia.
Sucedió en una empresa de manufactura.
Como en la gran mayoría de estas empresas, el personal operativo está formado por artesanos expertos en su trabajo pero, que nunca antes han escuchado hablar de lo que es un ERP.
En esta empresa, además, habían vivido experiencias traumáticas con otros consultores que habían pasado por ahí.
Al iniciar el proyecto enviamos algunas circulares para darles a conocer de que se trataba y que se esperaba de ellos.
El Director General les escribió un comunicado invitando a todos a participar y aprovechar al máximo lo que iban a aprender porque les iba a ser útil para la vida y, eventualmente, en otro trabajo.
Luego realizamos algunas sesiones con el objetivo de motivar la participación de todos.
Cuando tocó el turno de trabajar con los operadores, nos sorprendió que nadie estaba dispuesto a participar.
Fue una sesión difícil, pero al final logramos averiguar lo que pasaba.
Uno de los operadores, más creativo que los demás, había encontrado que las siglas ERP se correspondían con Excelente Recorte de Personal y, cuando el Director les habló de que lo que aprendieran les iba a servir en otro trabajo, dedujeron que todo el proyecto se trataba de despedir gente.
En circunstancias normales esta creatividad habría sido loable, pero en este caso, estuvo a punto de acabar con todo el proceso de transformación.
Aunque si lo vemos desde la perspectiva del operador, cuando nadie te hace caso, lo último que quieres es seguir haciendo preguntas, así que empiezas a hacer las cosas a tu manera.
La falta de comunicación bidireccional a lo largo de todo el proyecto ERP puede generar resistencia al nuevo sistema.
Así que cuantas más preguntas puedas resolver, más atractiva aparecerá la estructura en comparación con las conjeturas y la creatividad.
Algunas de las preguntas más comunes que tienen los empleados son:
- ¿Cómo cambiarán los procesos comerciales y los trabajos diarios?
- ¿Cuál es el estado actual del proyecto?
- ¿Cuándo podemos esperar nuestro entrenamiento?
- ¿Cuándo se espera que empecemos a usar el nuevo sistema?
- ¿Qué herramientas tendremos a nuestra disposición si tenemos problemas o dudas?
- ¿Qué se supone que debe hacer y cuál es nuestro papel para que sea un éxito?
- ¿Habrá despidos?
- ¿Qué hay para mi ahí en el proyecto?
Todo se reduce a quién se comunica más, eso es lo que quedará grabado en la mente de los empleados.
Una multitud de mensajes positivos, útiles e informativos acabarán con la negatividad creada por la comunicación informal entre los empleados.
Y si quieres saber más sobre la gestión del cambio y la comunicación,
