Constantemente platico con empresarios y directivos que están buscando sistematizar la operación de su empresa a través de la implementación de un sistema ERP.
Y casi siempre hay alguien que pregunta lo mismo:
"¿Porqué tanto tiempo? El ERP ya lo tienes hecho ¿no? Entonces, ponerlo a funcionar no debería ser tan difícil."
Este malentendido normalmente es síntoma de una mala comprensión de los conceptos de gestión de proyectos.
A grandes rasgos, con base en el número y el grado de incertidumbre de las variables desconocidas, todo proyecto se puede clasificar en conocido o desconocido.
Los proyectos conocidos son aquellos que tienen pocas variables desconocidas y donde las variables desconocidas se pueden expresar en un modelo estadístico que permita predecir su comportamiento con un cierto grado de exactitud.
Por ejemplo, ¿cuántas variables existen para fabricar una pieza física?
Conocidas:
- La cantidad de materiales necesarios
- La cantidad de recursos humanos necesarios para transformar el material
- La interacción que existe entre los materiales
- La capacidad de las máquinas herramientas para transformar el material
Desconocidas:
- ¿Qué pasa si la máquina no está disponible en el horario esperado?
- ¿Qué pasa si los recursos humanos no se presentan en el horario esperado?
Ahora bien, cuando estamos hablando de implementar un ERP, el componente más importante del sistema son las personas.
¡Y todos sabemos que es muy difícil tener control sobre las personas!
Aunque hayas trabajado con ellas en el pasado, probablemente no tengas idea de si son buenos estudiantes o no:
- Porque tienden a creer que el ERP es fácil
- No prestan atención cuando se les enseñan los conceptos básicos
- Esperan que todas las instrucciones se detallen como si se tratara de un juego de Lego
Además, otras variables desconocidas son:
- El conjunto de habilidades de los usuarios.
- Que tan rápido pueden aprender nuevos idiomas.
- Si no van a surgir otras prioridades en el calendario.
Y estas son solo unas cuantas de las variables que normalmente están involucradas en la implementación de un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales.
Por otra parte, ¿qué pasa cuando se necesita de una serie de debates, sesiones de entrenamiento y aprobaciones para construir un consenso? Por ejemplo, para dejar de recibir la materia prima con factura y hacerlo ahora con remisión.
He visto empresas donde este es un proceso tan complejo casi como aprobar una nueva ley.
!Y durante la implementación vas a necesitar aprobar un montón de leyes¡
Si eres "el dueño del circo", como se dice vulgarmente, puedes intentar forzar a tus colaboradores a empezar a trabajar con el nuevo sistema en un par de meses.
Entonces, es probable que muchos procesos queden secuestrados y se ejecuten fuera del sistema.
O puedes dedicar todo el tiempo que sea necesario a madurar a tu organización y lograr que las variables desconocidas se conviertan en relativamente conocidas.
Y tú, ¿qué vas a hacer?
