Día tras día me encuentro con muchísimos empresarios que no logran obtener todos los beneficios esperados de la implementación de un sistema ERP.

La causa raíz de este problema está en su incapacidad de garantizar que el enfoque de la implementación permanece en mejorar los procesos que, a su vez, mejoran los indicadores importantes de la operación.

Por eso en esta ocasión quiero hablar de lo que hace un Director de Procesos y de los beneficios que puedes obtener si cuentas con una persona calificada para este puesto.

El Director de Procesos es la persona responsable de la mejora continua de todas las actividades de la organización para asegurar que ayudan al cumplimiento de los objetivos estratégicos.

Las tareas principales de un Director de Procesos son:

• Definir la estrategia, políticas, reglas, lineamientos y controles para el desarrollo y modificación de los procesos.
• Facilitar la introducción de tecnología que permita documentar y modelar los procesos de la organización.
• Facilitar la detección y evaluación de oportunidades de mejora en los procesos.
• Analizar las oportunidades de mejora para recomendar los nuevos proyectos a realizar, su orden de prioridad, así como el impacto en los proyectos que están en marcha.
• Ayudar a que los proyectos autorizados se lleven a cabo con éxito asegurando la creación de equipos multifuncionales para cada uno.
• Informar del progreso de cada proyecto así como realizar recomendaciones para modificar el alcance o eliminar los obstáculos que impiden que se realicen con éxito.

Para que el trabajo del Director de Procesos sea realmente efectivo necesitas dotarlo de influencia, poder, autoridad, o como quieras llamarlo.

Debe ser capaz de crear un cambio, pedir cuentas a las personas que se van quedando y recompensar a aquellas que alcanzan los objetivos.

Es decir, debe ser parte de tu equipo directivo.

Y este trabajo, ¿no lo pueden hacer los otros directores?

Seamos realistas, el resto de los directores no tiene el tiempo, los antecedentes y la objetividad para mejorar constantemente los procesos de tu empresa porque están ocupados en sus propias actividades.

También puede que no tengan la visibilidad o el apoyo requerido por parte de otros jefes para mejorar los procesos de toda la empresa.

Un Director de Procesos te ayudará a garantizar que los objetivos de retorno de inversión, gobernanza y cumplimiento de los proyectos de tecnología estén respaldados por procesos organizacionales.

Especialmente, si estás implementando un nuevo software ERP puedes esperar que te ayude a:

• Mejorar los tiempos de los procesos comerciales y operativos
• Reducir el esfuerzo humano necesario para realizar las tareas
• Eliminar las tareas que no agregan valor dentro de los procesos
• Gestionar los factores de riesgo de forma proactiva

Si tu empresa está teniendo un crecimiento significativo, tienes planes de consolidación, estás perdiendo una gran cantidad de clientes frente a tu competencia o tienes factores de riesgo regulatorios en constante cambio, deberías buscan a una persona permanente en tu equipo para desempeñar este rol.

Pero si tu organización no es lo suficientemente grande para justificar a una persona de tiempo completo, entonces yo puedo funcionar como tu Director de Procesos.